Infos Kompakt 2017

Anmeldefristen

Wir empfehlen Ihnen, sich sofort anzumelden. Flugplätze und Hotelzimmer sind gerade für die 100. Lions Clubs Convention sehr gefragt und stehen nur in begrenztem Maße zur Verfügung. Die Vergabe der Zimmer im Deutschen Delegationshotel erfolgt nach Eingang der Anmeldungen.

Das offizielle Conventionhotel der deutschen Delegation
Hotel Palmer House Hilton

   Wohnbeispiel Zimmer im Plamer House Hilton

Dieses berühmte Luxushotel gilt als ein Synonym für Chicagos Geschichte. Die zweistöckige Lobby zeigt Szenen aus der griechischen Mythologie. Die Beaux Arts-Decke wurde sorgfältig in florentinischer Handarbeit restauriert.

Lage & Umgebung

Das Hotel liegt mitten im Herzen des Theater- und Shoppingviertels Loop District von Chicago. Zur berühmten Einkaufs- und Flanierstraße "Magnificent Mile" sind es etwa 800 m. Auf dem Boulevard befinden sich exklusive Geschäfte, z. B. Bloomingdale's, Museen und zahlreiche Restaurants. Des Weiteren können nahe gelegene Sehenswürdigkeiten, unter anderem die Buckingham Fountain, das John G. Shedd Aquarium und der Haskell Building Willis Tower bequem zu Fuß erkundet werden. Der Flughafen ist ca. 35-40 Km entfernt.

So wohnen Sie:

Die Standard-Zimmer sind ca. 28 m² groß und verfügen entweder über 2 Doppelbetten oder 1 King Size Bett, individuell regelbare Klimaanlage, Teppichboden, Föhn, Safe, Sitzecke, Telefon, Bügeleisen, Bügelbrett, WLAN/WiFi gegen Gebühr, Fernseher, Radio, iPod-Docking Station, Roomservice gegen Gebühr, Dusche, WC. Bei den Executive-Floor-Zimmern sind ein Kontinentales Frühstück, abendliche Hors d’oeuvres, nichtalkoholische Getränke und ein separater Check inklusive. Die Executive-Zimmer sind leider schon ausgebucht.

Mindestaufenthalt während der Convention: 4 Übernachtungen!

Das bietet Ihnen Ihr Hotel

  • Rezeption, Hotelsafe
  • Lift
  • Businesscenter
  • Zwei Pools
  • Indoor-Whirlpool und Indoor-Pool
  • Internet: WLAN/WiFi im gesamten Hotel gegen Gebühr
  • Wäscheservice: gegen Gebühr
  • 1641 Zimmer
  • Fitnesscenter (ggen Gebühr)
  • Wellnessbereich/Spa: "Balance Spa" gegen Gebühr
  • Massagen gegen Gebühr

Essen & Trinken

  • Restaurant "Lockwood Restaurant"
  • Bars: 2
  • Lobbybar
  • Loungebar "Potter's"

Hinweis: Über Lions Clubs International können ausschließlich Standard-Zimmer und Executive-Floor-Zimmer reserviert werden. Hapag-Lloyd hat leider keinen Einfluss auf die Lage der Zimmer. Die Zimmervergabe erfolgt durch das Hotelpersonal bei Ankunft nach dem Prinzip "Run of House".

An- und Abreise

Gegen Zuschlag buchen wir für die Sie Premium Economy- Class.

Sie reisen mit Lufthansa ab/bis Frankfurt nach Chicago. Zubringerflüge von vielen deutschen Flughäfen können Sie gegen Zuschlag (höhere Sicherheitsgebühren und Steuern) reservieren.

Sollten Sie ganz außerhalb der Gruppenflüge reisen wollen, unterbreiten wir Ihnen gern ein individuelles tagesaktuelles Flugangebot. Bitte beachten Sie, dass kostengünstige Einzelflugscheine in der Regel sofort nach Buchung gekauft werden müssen und danach keine Erstattung bei Stornierung möglich ist, auch dann nicht, wenn zum Beispiel die Anschlussreise nicht durchgeführt wird!

Wenn Sie Flüge außerhalb der Gruppenkontingente buchen, erstatten wir Ihnen den Gruppenflugpreis. Flughafentransfers können nur angeboten werden, wenn die Lufthansa-Gruppenflüge gebucht werden.

Miles & More Bonusprogramm

Teilnehmer am Miles & More Programm können auf den Flügen von Lufthansa Status- und Prämienmeilen sammeln (bitte geben Sie Ihre Miles & More Kartennummer bei Buchung an).

Gruppenbuchungen sind nicht upgradefähig!

Flugsicherheitsgebühren und Steuern

In allen Reisepreisen sind die aktuellen Steuern und Kerosinzuschläge (Stand Oktober 2016) berücksichtigt. Sollten die Fluggesellschaften zum Zeitpunkt der Flugscheinausstellung höhere Kerosinzuschläge und/oder zusätzliche Sicherheitsgebühren verlangen oder die Bundesregierung die Luftverkehrssteuer erhöhen, werden diese Mehrkosten mit der Endrechnung an Sie weiterbelastet.

Freigepäck

Für Passagiere zwischen Europa und den USA dürfen bei Lufthansa zusätzlich zum Handgepäck (Maße für Handgepäck: 55 x 40 x 23 cm, für faltbare Kleidersäcke: 57 x 54 x 15 cm.) pro Person ein Gepäckstück bis maximal 23 Kg kostenfrei aufgegeben werden. Bitte achten Sie darauf, dass auch bei zwei gemeinsam reisenden Personen das Gewicht pro Gepäckstück nicht mehr als 23 Kg beträgt! Die erlaubte Größe eines jeden Gepäckstücks darf als Summe von Höhe, Breite und Länge 158 cm nicht überschreiten.

Umbuchung Ihres Fluges (Lufthansa Gruppenkontingent)

Wenn Sie entweder auf dem Hin- oder Rückflug mit der Gruppe fliegen, können wir einen individuellen Hin- oder Rückflug mit Lufthansa bis 5 Wochen vor Abreise (vor Flugscheinausstellung) anfragen. Die Umbuchungsgebühr beträgt € 75 pro Person zusätzlich zum eventuellen Mehrpreis für Ihren neuen individuellen Flug.

Medikamente

Für eine Einreise in die USA gibt es spezifische Bestimmungen für die Einführung von Medikamenten zu beachten. Generell verlangen die Staaten bei Betäubungsmitteln, abhängig machenden Stoffen und starken Medikamenten ein Attest des Arztes in englischer Sprache, dass diese von der einreisenden Person benötigt werden. Zusätzlich muss der Beipackzettel vorgelegt werden. Darunter fallen verschreibungspflichtige Medikamente wie: Hustenmedizin, Antidepressiva, Beruhigungs- oder Schlafmittel. Nicht verschreibungspflichtige Stoffe wie etwa Kopfschmerztabletten dürfen in Maßen bedenkenlos mitgenommen werden. Im Handgepäck dürfen Medikamente nur in dem Umfang mitgeführt werden, wie sie für die Dauer des Fluges bzw. im unmittelbaren Anschluss an den Flug benötigt werden. Sie dürfen in unbestimmter Menge mit ins Handgepäck genommen werden. Für flüssige Medikamente gelten dabei die gleichen Bestimmungen wie für andere Flüssigkeiten auch: Behälter, die ein Fassungsvermögen von 100 ml überschreiten, sind im Handgepäck nicht zulässig. Außerdem müssen sie in dem vorgeschriebenen Plastikbeutel aufbewahrt werden. Besondere Aufmerksamkeit gilt Thrombosespritzen auf den Interkontonentalflügen in die USA.

Einreisebestimmungen USA - Reisedokumente

Alle nachfolgenden Angaben sind für deutsche Staatsangehörige gültig. Teilnehmer anderer Nationalitäten erkundigen sich bitte bei ihrem Konsulat. Für die Einreise in die USA ist ein 6 Monate über das Reiseende hinaus gültiger elektronischer Reisepass (ePass) notwendig. Ein Rückflugticket und ausreichende Geldmittel müssen nachgewiesen werden. Ausländer sollten während ihres Aufenthalts in den USA jederzeit ihren Reisepass bei sich tragen.

Erfassung von Passagierdaten bei Reisen zwischen der Europäischen Union und den USA

Gemäß dem Abkommen zwischen der Europäischen Union und den Vereinigten Staaten übermitteln alle Fluggesellschaften bestimmte Reise- und Buchungsdaten (PNR) von Fluggästen, die Reisen zwischen der Europäischen Union und den Vereinigten Staaten von Amerika antreten, an das US Department of Homeland Security (DHS - Ministerium für Heimatschutz). Amerikanische Behörden verwenden diese Informationen zur Bekämpfung von Terrorismus und anderen schweren grenzüberschreitenden Verbrechen. Die Daten können zusammen mit anderen Daten mit den Listen der Fluggäste abgeglichen werden, die zu Bedenken hinsichtlich der Luftfahrtsicherheit Anlass geben. Die Daten werden fünfzehn Jahre lang aufbewahrt und können an andere Behörden weitergegeben werden. Daten, die eine bestimmte Rechtssache oder ein Ermittlungsverfahren betreffen, können bis zum Abschluss der Rechtssache oder der Ermittlungen aufbewahrt werden.

Einreiseerlaubnis USA - Visa Waver Programm (ESTA)

Jeder Reisende muss bis spätestens 72 Stunden vor Abflug unter der Internetadresse https://esta.cbp.dhs.gov seine persönlichen Daten eingeben. Dem Benutzer wird dann nach Beantwortung des Fragebogens eine Identifikationsnummer zugewiesen, die für die Einreise in die USA berechtigt. Für die Beantragung des „Electronic System for Travel Authorization (ESTA)“, wird eine Gebühr in Höhe von 14 US-Dollar berechnet. Die Gebühren können bequem per Kreditkarte entrichtet werden (die Kreditkarte muss nicht auf den Namen des Antragstellers ausgestellt sein). Die Botschaft der USA weist darauf hin, dass die endgültige Entscheidung über die Einreise weiterhin von den Zoll- und Grenzschutzbeamten vor Ort getroffen wird. Bitte beachten Sie, dass Sie für die korrekte Eingabe Ihrer persönlichen Daten verantwortlich sind.

Verschärfung der Einreisebestimmungen

Am 21.01.2016 ist ein Gesetz umgesetzt worden, das u.a. folgende Änderungen des Visa Waiver Programms vorsieht: Doppelstaater, die auch die Staatsangehörigkeit von Iran, Irak, Jemen, Libyen, Somalia, Syrien und Sudan besitzen, sind von der Teilnahme am Visa Waiver Programm ausgeschlossen. Reisende, die sich nach dem 01.03.2011 in Iran, Irak, Jemen, Libyen, Somalia, Syrien
oder Sudan aufgehalten haben, sind von der Teilnahme am Visa Waiver Programm ausgeschlossen. Ausgenommen sind lediglich Reisende, die sich in einem dieser Länder im öffentlichen Auftrag als Vollzeit-Bedienstete der Bundesregierung oder als Streitkräfteangehörige aufgehalten haben. Bisher erteilte ESTA-Genehmigungen werden für den o.g. Personenkreis ab sofort ungültig. Doppelstaater mit bislang gültiger ESTA-Genehmigung, bei denen diese Eigenschaft den US-Behörden aufgrund des ESTA-Antrages bekannt ist, werden von den US-Behörden per E-Mail über die Aufhebung ihre ESTAGenehmigungen informiert. Dieser Personenkreis muss nach derzeitigem Kenntnisstand für die Einreise in die USA ein Visum vor der Abreise beantragen. Dem o.a. Personenkreis wird daher dringend empfohlen, bei entsprechenden Reiseplänen in die USA, in jedem Falle jedoch vor Antritt einer Reise in die USA und unabhängig vom Bestehen einer ESTA-Reisegenehmigung Kontakt mit der zuständigen US-amerikanischen Auslandsvertretung in Deutschland aufzunehmen und bei Bedarf ein US-Visum zu beantragen. Die US-Regierung prüft derzeit noch, inwieweit möglicherweise weitere Personen, die sich nach dem 01.03.2011 in einem der o.g. vier Länder aufgehalten haben, nach einer Einzelfallprüfung von den nun in Kraft getretenen Verschärfungen ausgenommen werden können (wie z.B. Journalisten, Mitarbeiter von NGO‘s, internationalen, regionalen Organisationen, Geschäftsreisende nach Iran und Irak). In den kommenden Wochen wird eine upgedatete Variante des „Electronic System for Travel Authorization“ (ESTA) eingerichtet mit zusätzlichen Fragen. Von der Neuregelung Betroffene müssen ganz offiziell ein Visum bei den US-Botschaften bzw. Konsulaten beantragen. Dazu ist persönliches Erscheinen bei einem Interview notwendig. Businesstraveller und Privatreisende können ihren ESTA-Status über die folgende Webseite überprüfen: esta.cbp.dhs.gov/esta. Außerdem sollte unbedingt beachtet werden, dass ab 01. April 2016 alle Reisenden zur USA-Einreise einen elektronischen Reisepass, einen ePass, benötigen. Wir haben diese Hinweise mit größter Sorgfalt und nach bestem Wissen für Sie zusammengestellt. Kurzfristige Änderungen können wir nicht ausschließen. Alle Angaben ohne Gewähr.

Registrierung zur International Lions Club Convention

Warum ist die Registrierung zur Convention so wichtig?

Nur Conventionteilnehmer, die ordnungsgemäß registriert sind, werden zur Wahl zugelassen und können die von LCI eingesetzten Shuttlebusse zwischen den offiziellen Conventionhotels und den Veranstaltungsorten nutzen. Außerdem können Sie nur mit einer Registrierung an den folgenden Veranstaltungen teilnehmen: Samstag, 1. Juli 2017: Teilnahme an der Internationalen Parade und Internationale Show, Sonntag, 2. Juli 2017: Eröffnungsfeier, Montag, 3. Juli 2017: 2. Plenarsitzung, Dienstag, 4. Juli 2017: Wahlen und Abschlussfeier.

Die Registrierungsgebühren für 2017 betragen:

vor dem 13. Januar 2017 US$ 130
14. Januar - 31. März 2017 US$ 180
ab 1. April 2017 US$ 200
Leos (über 18 J.) US$ 60
Leos (unter 18 J.) US$ 10
Kinder unter 18 J.) US$ 10

Die Registrierungsgebühren werden von Hapag-Lloyd Reisebüro an LCI, Oak Brook, in US$ überwiesen und an Sie in € mit der Endrechnung belastet. Wichtig: Bis 30. April 2017 werden bei Stornierung der Registrierung € 30 berechnet. Nach dem 1. Mai 2017 werden bei Stornierung 100% berechnet! Getätigte Registrierungen sind nicht auf Dritte übertragbar. Die Ausgabe der Registrierungsunterlagen erfolgt am 30. Juni 2017 während des Delegationstreffens. Ab dem 1. Mai 2017 sind keine Registrierungen über Hapag-Lloyd Reisebüro mehr möglich, sondern nur noch direkt im Convention Center in Chicago.

Mindestteilnehmerzahlen

Zur Durchführung der einzelnen Reisebausteine sind die folgenden Mindestteilnehmerzahlen erforderlich:

für die offizielle Delegationsreise
für den Flughafentransfer am 29. Juni 2017 in Chicago
für den Flughafentransfer am 5. Juli 2017 in Chicago

100 Personen
25 Personen pro Bus
25 Personen pro Bus

für die Anschlussreise "Südstaaten" 25 Personen
für die Anschlussreise "New York erleben!" 25 Personen

Kleidung und Klima

In Chicago, an der Ostküste und besonders in den Südstaaten kann es in den Sommermonaten sehr warm bis heiß werden. Aber auch Regenfälle sind möglich. Ein Schutz gegen Sonne und Regen und ein Pullover oder eine Jacke sollten im Reisegepäck nie fehlen, da in den USA z.B. die Hotels, Veranstaltungshallen und Busse oftmals extrem klimatisiert werden.

Welche Kleidung trage ich während der offiziellen Veranstaltungen?

Internationale Parade:
Lions Clubs Deutschland bietet ein weißes Lions-Polo-Shirt mit dem „Lions 100 Emblem“ in den Nationalfarben zum Preis von € 35 an. Ebenfalls neu im Sortiment ist die Schärpe in den Nationalfarben und dem Lions 100 Emblem zum Preis von € 22.

Die deutschen Paradeteilnehmer tragen wahlweise ein weißes, rotes oder gelbes Lions-Polo-Shirt. Herren tragen dazu eine schwarze oder weiße Hose. Damen tragen einen schwarzen oder weißen Rock bzw. eine schwarze oder weiße Hose. Dazu ein Halstuch in Nationalfarben. Das einheitliche Gesamtbild runden die Regen-/Sonnenschirme des MD 111 Deutschland in den deutschen Nationalfarben ab. Als Kopfbedeckung wird ein Strohhut empfohlen (in weiß oder schwarz).

Offizielle Veranstaltungen wie z.B. Plenarsitzungen und Empfängen (Uniform):
Herren tragen eine dunkelgraue Hose, ein weißes Hemd mit Lions-Krawatte und einen blauen Blazer mit Lions Emblem. Damen tragen einen blauen Blazer mit Lions-Halstuch und wahlweise einen weißen oder bauen Rock bzw. oder eine weiße oder blaue Hose.

Im ständigen Sekretariat der deutschen Lions in Wiesbaden können Sie die Lions-Polo-Shirts (Parade), Lions-Halstücher, Lions-Schärpen, Lions-Regenschirme, Lions Embleme für den Blazer oder Lions-Krawatten bestellen. Bitte wenden Sie sich an Frau Andrea Müller, Tel: 0611-99 154-34, Email: clubbedarf@lions-clubs.de.

Kleidung für Amtsträger auf offiziellen Empfänge und bei offiziellen Dinners:
Männliche** District Governors, District Governors elect und Amtsträger tragen ein Dinner-Jacket mit Awards, schwarze (Smoking-) Hose, weißes Smoking-Hemd*, Smoking-Schleife mit Löwen-Muster. Männliche Delegationsteilnehmer tragen wie in den Plenarsitzungen die "Uniform"

*Smokinghemd auf Smokingfarbe abgestimmt, d.h. von reinweiß bis champagner möglich
**Für DGs, DGEs u.a. Amtsträger als Gastgeber immer beim Deutschen Empfang gültig: Weibliche Distrikt Governors, District Governors elect und Amtsträger tragen einen schwarzen Abendrock und einen weißen Blazer. Partnerinnen von District Governors, District Govers elect und Begleitungen von Delegierten tragen ein Cocktailkleid (z.B. das kleine Schwarze)

Zahlungsmodalitäten

Sie können Ihre Reise bequem gegen Lastschrifteinzug oder gegen Kreditkarte (zzgl. 1% Kreditkartengebühr auf den Gesamtreisepreis) bei uns bezahlen.

Bei Anmeldung ist eine Anzahlung in Höhe 20% pro Person  zu bezahlen. Der verbleibende Betrag abzüglich der geleisteten Anzahlung(en) wird fünf Wochen vor Reisebeginn gegen Lastschrifteinzug eingezogen oder gegen Ihre Kreditkarte belastet (zzgl. 1% Kreditkartengebühr).

Bitte achten Sie darauf, dass der Verfügungsrahmen Ihrer Kreditkarte/Ihres Kontos zu diesem Zeitpunkt die entsprechende Abbuchung erlaubt!

Stornierungskosten pro Person

Es gelten die allgemeinen Reisebedingungen von TUI Deutschland GmbH. Für diese Conventionreise gelten entgegen den allgemeinen Reisebedingungen die folgenden besonderen Reiserücktrittskosten - jeweils bezogen auf den Gesamtreisepreis ohne Registrierung. Stichtag zur Berechnung der Kosten ist der Abflugtag der Delegationsreise am 29. Juni 2017:

bis 31. März 2017 15 % vom Preis der gebuchten Leistungen
vom 1. April bis 30. Mai 2017    35 % vom Preis der gebuchten Leistungen
vom 31. Mai bis 7. Juni 2017 45 % vom Preis der gebuchten Leistungen
vom 8. Juni bis 14. Juni 2017 50 % vom Preis der gebuchten Leistungen
vom 15. Juni bis 22. Juni 2017  65 % vom Preis der gebuchten Leistungen
vom 23. Juni bis 26. Juni 2017 80 % vom Preis der gebuchten Leistungen
ab 27. Juni 2017 und bei Nichtantritt der Reise 95 % vom Preis der gebuchten Leistungen

Bis 30. April 2017 werden die Registrierungskosten abzüglich € 30 erstattet. Ab dem 1. Mai 2017 werden Registrierungsgebühren nicht mehr erstattet und verfallen.

Wir empfehlen dringend den Abschluss einer Reiserücktrittskostenversicherung.

Umbuchungen / Benennung einer Ersatzperson: In Ausnahmefällen können wir für Sie einen individuellen Flug entweder auf dem Hin- oder Rückweg anfragen. Es fällt eine Gebühr in Höhe von € 75 pro Person zzgl. eventueller Mehrkosten für den geänderten Flug an. Für die Benennung einer Ersatzperson werden vor Flugscheinausstellung € 75 berechnet. Nach Flugscheinausausstellung ca. 5 Wochen vor Abreise ist eine Namensänderung nicht mehr möglich.

Reiseversicherungen

Wir empfehlen dringend den Abschluss eines Versicherungspakets oder zumindest den Abschluss einer Reisekrankenversicherung und einer Reiserücktrittskosten/Reiseabbruchversicherung, um hohe Eigenkosten im Falle einer Stornierung zu vermeiden. Wir unterbreiten Ihnen gern ein Angebot.

Anmeldung und Information:

Bitte schicken Sie Ihre Reiseanmeldung per Post, E-Mail oder Fax ein.

Hapag-Lloyd Reisebüro, TUI Deutschland GmbH
offizieller Reisepartner von Lions Clubs Deutschland MD 111
Huyssenallee 13
45128 Essen

Tel.: 0201-82045 21
Fax: 0201 82045 22
E-Mail: Lions.Reisen@TUI.de

Reiseprogramm

Klicken Sie auf das PDF-Symbol und drucken Sie sich den Reiseverlauf der Delegationsreise und der Anschlussreisen aus.

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Faxanmeldung

Wenn Sie gerne Ihre Reiseanmeldung handschriftlich ausfüllen möchten, dann klicken Sie auf "Jetzt das Fax-Anmeldeformular öffnen". Es öffnet sich ein Anmeldeformular, das Sie ausdrucken, ausfüllen und dann per Fax 0201 82045 22 an uns schicken können.

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