Infos Kompakt 2017

Anmeldefristen

Wir empfehlen Ihnen, sich sofort anzumelden. Flugplätze und Hotelzimmer sind gerade für die 100. Lions Clubs Convention sehr gefragt und stehen nur in begrenztem Maße zur Verfügung. Die Vergabe der Zimmer im Deutschen Delegationshotel erfolgt nach Eingang der Anmeldungen.

Das offizielle Conventionhotel der deutschen Delegation
Hotel Palmer House Hilton

   Wohnbeispiel Zimmer im Plamer House Hilton

Dieses berühmte Luxushotel gilt als ein Synonym für Chicagos Geschichte. Die zweistöckige Lobby zeigt Szenen aus der griechischen Mythologie. Die Beaux Arts-Decke wurde sorgfältig in florentinischer Handarbeit restauriert.

Lage & Umgebung

Das Hotel liegt mitten im Herzen des Theater- und Shoppingviertels Loop District von Chicago. Zur berühmten Einkaufs- und Flanierstraße "Magnificent Mile" sind es etwa 800 m. Auf dem Boulevard befinden sich exklusive Geschäfte, z. B. Bloomingdale's, Museen und zahlreiche Restaurants. Des Weiteren können nahe gelegene Sehenswürdigkeiten, unter anderem die Buckingham Fountain, das John G. Shedd Aquarium und der Haskell Building Willis Tower bequem zu Fuß erkundet werden. Der Flughafen ist ca. 35-40 Km entfernt.

So wohnen Sie:

Die Standard-Zimmer sind ca. 28 m² groß und verfügen entweder über 2 Doppelbetten oder 1 King Size Bett, individuell regelbare Klimaanlage, Teppichboden, Föhn, Safe, Sitzecke, Telefon, Bügeleisen, Bügelbrett, WLAN/WiFi gegen Gebühr, Fernseher, Radio, iPod-Docking Station, Roomservice gegen Gebühr, Dusche, WC. Bei den Executive-Floor-Zimmern sind ein Kontinentales Frühstück, abendliche Hors d’oeuvres, nichtalkoholische Getränke und ein separater Check inklusive. Die Executive-Zimmer sind leider schon ausgebucht.

Mindestaufenthalt während der Convention: 4 Übernachtungen!

Das bietet Ihnen Ihr Hotel

  • Rezeption, Hotelsafe
  • Lift
  • Businesscenter
  • Zwei Pools
  • Indoor-Whirlpool und Indoor-Pool
  • Internet: WLAN/WiFi im gesamten Hotel gegen Gebühr
  • Wäscheservice: gegen Gebühr
  • 1641 Zimmer
  • Fitnesscenter (ggen Gebühr)
  • Wellnessbereich/Spa: "Balance Spa" gegen Gebühr
  • Massagen gegen Gebühr

Essen & Trinken

  • Restaurant "Lockwood Restaurant"
  • Bars: 2
  • Lobbybar
  • Loungebar "Potter's"

Hinweis: Über Lions Clubs International können ausschließlich Standard-Zimmer und Executive-Floor-Zimmer reserviert werden. Hapag-Lloyd hat leider keinen Einfluss auf die Lage der Zimmer. Die Zimmervergabe erfolgt durch das Hotelpersonal bei Ankunft nach dem Prinzip "Run of House".

An- und Abreise

Gegen Zuschlag buchen wir für die Sie Premium Economy- Class.

Sie reisen mit Lufthansa ab/bis Frankfurt nach Chicago. Zubringerflüge von vielen deutschen Flughäfen können Sie gegen Zuschlag (höhere Sicherheitsgebühren und Steuern) reservieren.

Sollten Sie ganz außerhalb der Gruppenflüge reisen wollen, unterbreiten wir Ihnen gern ein individuelles tagesaktuelles Flugangebot. Bitte beachten Sie, dass kostengünstige Einzelflugscheine in der Regel sofort nach Buchung gekauft werden müssen und danach keine Erstattung bei Stornierung möglich ist, auch dann nicht, wenn zum Beispiel die Anschlussreise nicht durchgeführt wird!

Wenn Sie Flüge außerhalb der Gruppenkontingente buchen, erstatten wir Ihnen den Gruppenflugpreis. Flughafentransfers können nur angeboten werden, wenn die Lufthansa-Gruppenflüge gebucht werden.

Miles & More Bonusprogramm

Teilnehmer am Miles & More Programm können auf den Flügen von Lufthansa Status- und Prämienmeilen sammeln (bitte geben Sie Ihre Miles & More Kartennummer bei Buchung an).

Gruppenbuchungen sind nicht upgradefähig!

Flugsicherheitsgebühren und Steuern

In allen Reisepreisen sind die aktuellen Steuern und Kerosinzuschläge (Stand Oktober 2016) berücksichtigt. Sollten die Fluggesellschaften zum Zeitpunkt der Flugscheinausstellung höhere Kerosinzuschläge und/oder zusätzliche Sicherheitsgebühren verlangen oder die Bundesregierung die Luftverkehrssteuer erhöhen, werden diese Mehrkosten mit der Endrechnung an Sie weiterbelastet.

Freigepäck

Für Passagiere zwischen Europa und den USA dürfen bei Lufthansa zusätzlich zum Handgepäck (Maße für Handgepäck: 55 x 40 x 23 cm, für faltbare Kleidersäcke: 57 x 54 x 15 cm.) pro Person ein Gepäckstück bis maximal 23 Kg kostenfrei aufgegeben werden. Bitte achten Sie darauf, dass auch bei zwei gemeinsam reisenden Personen das Gewicht pro Gepäckstück nicht mehr als 23 Kg beträgt! Die erlaubte Größe eines jeden Gepäckstücks darf als Summe von Höhe, Breite und Länge 158 cm nicht überschreiten.

Umbuchung Ihres Fluges (Lufthansa Gruppenkontingent)

Wenn Sie entweder auf dem Hin- oder Rückflug mit der Gruppe fliegen, können wir einen individuellen Hin- oder Rückflug mit Lufthansa bis 5 Wochen vor Abreise (vor Flugscheinausstellung) anfragen. Die Umbuchungsgebühr beträgt € 75 pro Person zusätzlich zum eventuellen Mehrpreis für Ihren neuen individuellen Flug.

Medikamente

Für eine Einreise in die USA gibt es spezifische Bestimmungen für die Einführung von Medikamenten zu beachten. Generell verlangen die Staaten bei Betäubungsmitteln, abhängig machenden Stoffen und starken Medikamenten ein Attest des Arztes in englischer Sprache, dass diese von der einreisenden Person benötigt werden. Zusätzlich muss der Beipackzettel vorgelegt werden. Darunter fallen verschreibungspflichtige Medikamente wie: Hustenmedizin, Antidepressiva, Beruhigungs- oder Schlafmittel. Nicht verschreibungspflichtige Stoffe wie etwa Kopfschmerztabletten dürfen in Maßen bedenkenlos mitgenommen werden. Im Handgepäck dürfen Medikamente nur in dem Umfang mitgeführt werden, wie sie für die Dauer des Fluges bzw. im unmittelbaren Anschluss an den Flug benötigt werden. Sie dürfen in unbestimmter Menge mit ins Handgepäck genommen werden. Für flüssige Medikamente gelten dabei die gleichen Bestimmungen wie für andere Flüssigkeiten auch: Behälter, die ein Fassungsvermögen von 100 ml überschreiten, sind im Handgepäck nicht zulässig. Außerdem müssen sie in dem vorgeschriebenen Plastikbeutel aufbewahrt werden. Besondere Aufmerksamkeit gilt Thrombosespritzen auf den Interkontonentalflügen in die USA.

Einreise- und Gesundheitsbestimmungen

Alle nachfolgenden Angaben sind für deutsche Staatsangehörige gültig. Teilnehmer anderer Nationalitäten erkundigen sich bitte bei ihrem Konsulat. Für die Einreise in die USA ist ein 6 Monate über das Reiseende hinaus gültiger Reisepass notwendig. Ein Rückflugticket und ausreichende Geldmittel müssen nachgewiesen werden. Ausländer sollten während ihres Aufenthalts in den USA jederzeit ihren Reisepass bei sich tragen.

Achtung: Die visafreie Einreise für Teilnehmer am Visa Waiver-Programm ist nur dann mit dem maschinenlesbaren und bordeauxfarbenen Europapass möglich, wenn sie elektronische Reisepässe (e-Reisepässe) sind, die über biometrische Daten in Chipform verfügen, um für Reisen im Rahmen des Programms für visumfreies Reisen (Visa Waiver Program - VWP) benutzt werden zu können. 

Biometrische deutsche Reisepässe: In biometrischen Reisepässen ist ein digitales Porträt gespeichert und seit dem 1. November 2007 zwei Fingerabdrücke des Inhabers. Die vorher ausgestellten biometrischen, maschinenlesbaren Reisepässe ohne Fingerabdruck bleiben weiter gültig. Außerdem sollte unbedingt beachtet werden, dass ab 01. April 2016 alle Reisenden zur USA-Einreise einen elektronischen Reisepass, einen ePass, benötigen.

Österreichische Reisepässe: Inhaber von österreichischen Reisepässen, die am oder nach dem 16. Juni 2006 neu ausgestellt wurden (mit Chip und digitalisiertem Foto) können ohne Visum in die USA unter dem Visa Waiver Program einreisen. Österreichische Reisepässe, die vor dem 16. Juni 2006 ausgestellt oder verlängert wurden, haben für Reisen unter dem Visa Waiver Program keine Gültigkeit mehr.

Einreisebestimmungen USA - Reisedokumente
ESTA - Electronic System for Travel Authorization

Welche besonderen Bedingungen gelten für die visumfreie Einreise in die USA?

Bitte beachten Sie, dass bei Reisen in die USA besondere Bedingungen seitens der Einreisebehörde der Vereinigten Staaten bestehen. Dies gilt gleichermaßen für alle Mitreisenden (Erwachsene und Kinder). Es liegt grundsätzlich in der Verantwortung des Reisenden, sich die persönlichen Reisedokumente wie Pass, Visum und ähnliches zu beschaffen.

Einreisebestimmungen für deutsche Staatsangehörige

Prüfen Sie unbedingt die Reisepässe aller mitreisenden Erwachsenen und Kinder, ob die Anforderungen für eine Einreise in die USA erfüllt sind und insbesondere, ob die Voraussetzungen für eine visumfreie Einreise nach dem „Visa Waiver Programm (VWP)“ gegeben sind. Diese können Sie tagesaktuell unter www.auswaertiges-amt.de einsehen. Kinderreisepässe, die nach dem 25.10.2005 ausgestellt wurden, berechtigen nur dann zur visumfreien Einreise in die USA, wenn sie über ein digitales Lichtbild verfügen und zusätzlich biometrische Daten in Chipform enthalten.

ESTA – Electronic System for Travel Authorization

Die vorherige Genehmigung für die Einreise in die USA ist für alle Bürger notwendig, die nach dem „Visa Waiver Programm (VWP)“ kein Visum benötigen. Zu diesen Ländern gehört unter anderem auch Deutschland. Für alle Einreisen und Transits ist bis spätestens 72 Stunden vor Reiseantritt zwingend eine Online-Genehmigung, die sog. ESTA zu beantragen. Ohne diese Genehmigung kann die Reise nicht angetreten werden. Dies gilt auch, wenn Sie lediglich in den USA zwischenlanden. Eine ESTA-Reisegenehmigung begründet jedoch keinen generellen Rechtsanspruch auf Einreise in die Vereinigten Staaten an der Einreisestelle.

Das System zur Beantragung von ESTA steht auch in deutscher Sprache zur Verfügung. Bitte füllen Sie dieses im Internet unter https://esta.cbp.dhs.gov/ aus. Halten Sie eine Kreditkarte bereit, da die amerikanischen Behörden zur Ausstellung eine Gebühr in Höhe von 14$ erheben. Ferner benötigen Sie eine E-Mail-Adresse, damit Ihnen die entsprechende Genehmigungsnummer unmittelbar zugeschickt werden kann.

TSA - Transportation Security Administration

Gemäß TSA müssen Ihrer Fluggesellschaft bis 72 Stunden vor Abflug bestimmte persönliche Daten (Vor- und Zuname, Geschlecht, Geburtsdatum) vorliegen, um eine reibungslose Einreise zu ermöglichen. Diese Dateneingabe ist verpflichtend. Diese Daten werden entweder von uns bei Buchung in unserem Reservierungssystem erfasst, oder Sie geben diese Daten direkt auf der Internetseite der Fluggesellschaft ein.

APIS - Advance Passenger Information System

Das so genannte APIS schreibt vor, dass neben den Pass- und Visadaten auch das Land des Hauptwohnsitzes, die Adresse der ersten Übernachtung beziehungsweise der Mietwagenstation in den USA beim Check-In am Flughafen erfasst werden. 15 Minuten nach Abflug werden diese Angaben durch die Fluggesellschaft übermittelt. Das Formular erhalten Sie mit Ihrer Buchung und können dieses vor Ihrer Abreise bereits zu Hause ausfüllen.

Sie können nicht am Electronic System for Travel Authorization (ESTA) teilnehmen, wenn Sie in den letzten 5 Jahren eines der folgenden Länder bereist haben: Irak, Iran, Syrien oder Sudan. In diesem Fall benötigen Sie ein Visum!

Registrierung zur International Lions Club Convention

Warum ist die Registrierung zur Convention so wichtig?

Nur Conventionteilnehmer, die ordnungsgemäß registriert sind, werden zur Wahl zugelassen und können die von LCI eingesetzten Shuttlebusse zwischen den offiziellen Conventionhotels und den Veranstaltungsorten nutzen. Außerdem können Sie nur mit einer Registrierung an den folgenden Veranstaltungen teilnehmen: Samstag, 1. Juli 2017: Teilnahme an der Internationalen Parade und Internationale Show, Sonntag, 2. Juli 2017: Eröffnungsfeier, Montag, 3. Juli 2017: 2. Plenarsitzung, Dienstag, 4. Juli 2017: Wahlen und Abschlussfeier.

Die Registrierungsgebühren für 2017 betragen:

vor dem 13. Januar 2017 US$ 130
14. Januar - 31. März 2017 US$ 180
ab 1. April 2017 US$ 200
Leos (über 18 J.) US$ 60
Leos (unter 18 J.) US$ 10
Kinder unter 18 J.) US$ 10

Die Registrierungsgebühren werden von Hapag-Lloyd Reisebüro an LCI, Oak Brook, in US$ überwiesen und an Sie in € mit der Endrechnung belastet. Wichtig: Bis 30. April 2017 werden bei Stornierung der Registrierung € 30 berechnet. Nach dem 1. Mai 2017 werden bei Stornierung 100% berechnet! Getätigte Registrierungen sind nicht auf Dritte übertragbar. Die Ausgabe der Registrierungsunterlagen erfolgt am 30. Juni 2017 während des Delegationstreffens. Ab dem 1. Mai 2017 sind keine Registrierungen über Hapag-Lloyd Reisebüro mehr möglich, sondern nur noch direkt im Convention Center in Chicago.

Mindestteilnehmerzahlen

Zur Durchführung der einzelnen Reisebausteine sind die folgenden Mindestteilnehmerzahlen erforderlich:

für die offizielle Delegationsreise
für den Flughafentransfer am 29. Juni 2017 in Chicago
für den Flughafentransfer am 5. Juli 2017 in Chicago

100 Personen
25 Personen pro Bus
25 Personen pro Bus

für die Anschlussreise "Südstaaten" 25 Personen
für die Anschlussreise "New York erleben!" 25 Personen

Kleidung und Klima

In Chicago, an der Ostküste und besonders in den Südstaaten kann es in den Sommermonaten sehr warm bis heiß werden. Aber auch Regenfälle sind möglich. Ein Schutz gegen Sonne und Regen und ein Pullover oder eine Jacke sollten im Reisegepäck nie fehlen, da in den USA z.B. die Hotels, Veranstaltungshallen und Busse oftmals extrem klimatisiert werden.

Welche Kleidung trage ich während der offiziellen Veranstaltungen?

Internationale Parade:
Lions Clubs Deutschland bietet ein weißes Lions-Polo-Shirt mit dem „Lions 100 Emblem“ in den Nationalfarben zum Preis von € 35 an. Ebenfalls neu im Sortiment ist die Schärpe in den Nationalfarben und dem Lions 100 Emblem zum Preis von € 22.

Die deutschen Paradeteilnehmer tragen wahlweise ein weißes, rotes oder gelbes Lions-Polo-Shirt. Herren tragen dazu eine schwarze oder weiße Hose. Damen tragen einen schwarzen oder weißen Rock bzw. eine schwarze oder weiße Hose. Dazu ein Halstuch in Nationalfarben. Das einheitliche Gesamtbild runden die Regen-/Sonnenschirme des MD 111 Deutschland in den deutschen Nationalfarben ab. Als Kopfbedeckung wird ein Strohhut empfohlen (in weiß oder schwarz).

Offizielle Veranstaltungen wie z.B. Plenarsitzungen und Empfängen (Uniform):
Herren tragen eine dunkelgraue Hose, ein weißes Hemd mit Lions-Krawatte und einen blauen Blazer mit Lions Emblem. Damen tragen einen blauen Blazer mit Lions-Halstuch und wahlweise einen weißen oder bauen Rock bzw. oder eine weiße oder blaue Hose.

Im ständigen Sekretariat der deutschen Lions in Wiesbaden können Sie die Lions-Polo-Shirts (Parade), Lions-Halstücher, Lions-Schärpen, Lions-Regenschirme, Lions Embleme für den Blazer oder Lions-Krawatten bestellen. Bitte wenden Sie sich an Frau Janine Seidel, Tel: 0611-99154-42, Email: clubbedarf@lions-clubs.de.

Kleidung für Amtsträger auf offiziellen Empfänge und bei offiziellen Dinners:
Männliche** District Governors, District Governors elect und Amtsträger tragen ein Dinner-Jacket mit Awards, schwarze (Smoking-) Hose, weißes Smoking-Hemd*, Smoking-Schleife mit Löwen-Muster. Männliche Delegationsteilnehmer tragen wie in den Plenarsitzungen die "Uniform"

*Smokinghemd auf Smokingfarbe abgestimmt, d.h. von reinweiß bis champagner möglich
**Für DGs, DGEs u.a. Amtsträger als Gastgeber immer beim Deutschen Empfang gültig: Weibliche Distrikt Governors, District Governors elect und Amtsträger tragen einen schwarzen Abendrock und einen weißen Blazer. Partnerinnen von District Governors, District Govers elect und Begleitungen von Delegierten tragen ein Cocktailkleid (z.B. das kleine Schwarze)

Zahlungsmodalitäten

Sie können Ihre Reise bequem gegen Lastschrifteinzug oder gegen Kreditkarte (zzgl. 1% Kreditkartengebühr auf den Gesamtreisepreis) bei uns bezahlen.

Bei Anmeldung ist eine Anzahlung in Höhe 20% pro Person  zu bezahlen. Der verbleibende Betrag abzüglich der geleisteten Anzahlung(en) wird fünf Wochen vor Reisebeginn gegen Lastschrifteinzug eingezogen oder gegen Ihre Kreditkarte belastet (zzgl. 1% Kreditkartengebühr).

Bitte achten Sie darauf, dass der Verfügungsrahmen Ihrer Kreditkarte/Ihres Kontos zu diesem Zeitpunkt die entsprechende Abbuchung erlaubt!

Stornierungskosten pro Person

Es gelten die allgemeinen Reisebedingungen von TUI Deutschland GmbH. Für diese Conventionreise gelten entgegen den allgemeinen Reisebedingungen die folgenden besonderen Reiserücktrittskosten - jeweils bezogen auf den Gesamtreisepreis ohne Registrierung. Stichtag zur Berechnung der Kosten ist der Abflugtag der Delegationsreise am 29. Juni 2017:

bis 31. März 2017 15 % vom Preis der gebuchten Leistungen
vom 1. April bis 30. Mai 2017    35 % vom Preis der gebuchten Leistungen
vom 31. Mai bis 7. Juni 2017 45 % vom Preis der gebuchten Leistungen
vom 8. Juni bis 14. Juni 2017 50 % vom Preis der gebuchten Leistungen
vom 15. Juni bis 22. Juni 2017  65 % vom Preis der gebuchten Leistungen
vom 23. Juni bis 26. Juni 2017 80 % vom Preis der gebuchten Leistungen
ab 27. Juni 2017 und bei Nichtantritt der Reise 95 % vom Preis der gebuchten Leistungen

Bis 30. April 2017 werden die Registrierungskosten abzüglich € 30 erstattet. Ab dem 1. Mai 2017 werden Registrierungsgebühren nicht mehr erstattet und verfallen.

Wir empfehlen dringend den Abschluss einer Reiserücktrittskostenversicherung.

Umbuchungen / Benennung einer Ersatzperson: In Ausnahmefällen können wir für Sie einen individuellen Flug entweder auf dem Hin- oder Rückweg anfragen. Es fällt eine Gebühr in Höhe von € 75 pro Person zzgl. eventueller Mehrkosten für den geänderten Flug an. Für die Benennung einer Ersatzperson werden vor Flugscheinausstellung € 75 berechnet. Nach Flugscheinausausstellung ca. 5 Wochen vor Abreise ist eine Namensänderung nicht mehr möglich.

Reiseversicherungen

Wir empfehlen dringend den Abschluss eines Versicherungspakets oder zumindest den Abschluss einer Reisekrankenversicherung und einer Reiserücktrittskosten/Reiseabbruchversicherung, um hohe Eigenkosten im Falle einer Stornierung zu vermeiden. Wir unterbreiten Ihnen gern ein Angebot.

Anmeldung und Information:

Bitte schicken Sie Ihre Reiseanmeldung per Post, E-Mail oder Fax ein.

Hapag-Lloyd Reisebüro, TUI Deutschland GmbH
offizieller Reisepartner von Lions Clubs Deutschland MD 111
Huyssenallee 13
45128 Essen

Tel.: 0201-82045 21
Fax: 0201 82045 22
E-Mail: Lions.Reisen@TUI.de

Reiseprogramm

Klicken Sie auf das PDF-Symbol und drucken Sie sich den Reiseverlauf der Delegationsreise und der Anschlussreisen aus.

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Faxanmeldung

Wenn Sie gerne Ihre Reiseanmeldung handschriftlich ausfüllen möchten, dann klicken Sie auf "Jetzt das Fax-Anmeldeformular öffnen". Es öffnet sich ein Anmeldeformular, das Sie ausdrucken, ausfüllen und dann per Fax 0201 82045 22 an uns schicken können.

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